Tutup buku adalah gejala, bukan penyakitnya
Ketika tutup buku berlarut-larut, orang cenderung menoleh ke tim keuangan. Pada kebanyakan bisnis yang kami dampingi, keuangan justru bagian yang paling cepat bergerak. Yang memperlambat mereka adalah semua hal yang datang terlambat, datang dua kali, atau datang dalam format yang harus disusun ulang sebelum bisa dijurnal.
Kalau penerimaan barang tidak pernah dicatat, faktur pemasok tidak punya pembanding. Kalau surat jalan hanya ada di sebuah percakapan WhatsApp, pendapatan yang diwakilinya tidak terlihat sampai ada yang mengingatnya. Setiap celah semacam itu berubah menjadi pekerjaan rekonsiliasi, dan pekerjaan rekonsiliasi itulah yang memenuhi dua minggu pertama tiap bulan.
Empat hal yang terbukti mempercepat
1. Jurnal dibuat di tempat kejadiannya
Gudang seharusnya tidak mengirim daftar barang masuk ke keuangan. Tindakan menerima barang itu sendiri yang seharusnya membuat jurnalnya. Inilah perubahan terbesar yang dibawa sistem terintegrasi, dan alasan modul akuntansi harus menjadi inti, bukan lapisan pelaporan yang ditempel belakangan.
2. Pencocokan tiga arah dibuat otomatis
Pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur pemasok seharusnya dicocokkan oleh sistem, dengan pengecualian yang diangkat ke manusia. Mencocokkan manual itu lambat, dan lebih buruk lagi, di situlah kesalahan bersembunyi. Ketika hanya pengecualian yang sampai ke orang, volume pekerjaan turun tajam dan kualitas perhatiannya naik.
3. Buku pembantu ditutup sebelum buku besar
Persediaan, piutang, dan utang sebaiknya dicocokkan lalu dikunci berurutan. Mencoba menutup semuanya sekaligus membuat setiap selisih berebut perhatian yang sama, dan sulit menentukan saldo mana yang keliru.
4. Kunci periodenya, dan tegakkan
Periode yang masih bisa dijurnal adalah periode yang tidak pernah selesai. Mengunci bukan birokrasi. Itulah yang membuat bulan lalu menjadi fakta, bukan sasaran yang terus bergerak, dan itulah yang membuat perbandingan antarbulan layak dipercaya.
Apa yang wajar diharapkan
Bisnis yang berpindah dari spreadsheet ke buku besar terintegrasi biasanya belum merasakan perbaikan pada tutup buku pertama. Tutup buku pertama di sistem baru justru lebih lambat, karena sekaligus menjadi ajang validasi. Perbedaannya terlihat pada tutup buku kedua dan ketiga, setelah saldo awal dipercaya dan jurnal harian mendarat di tempat yang benar tanpa diketik ulang.
Kalau tutup buku Anda panjang, pertanyaan yang berguna bukan bagaimana membuat keuangan lebih cepat. Pertanyaannya adalah di bagian operasional mana sebuah dokumen dibuat yang nanti harus dibuat ulang oleh keuangan.