Kebiasaan memindahkan semuanya, dan mengapa itu keliru
Saat migrasi dimulai, instruksi yang terasa paling aman adalah memindahkan seluruh pelanggan, pemasok, barang, dan akun. Terasa aman karena tidak ada yang hilang. Yang sebenarnya terjadi adalah memindahkan ketidakkonsistenan yang menumpuk sepuluh tahun ke dalam sistem yang justru diharapkan membereskannya.
Tiga pemasok yang sebenarnya perusahaan yang sama. Kode barang yang menyimpan nama gudang yang sudah tutup sejak 2019. Pelanggan tanpa NPWP karena dulu kolomnya opsional. Tidak satu pun dari itu membaik hanya karena dipindahkan.
Urutan yang bisa dijalankan
Bekukan, lalu tarik datanya
Tetapkan tanggal batas dan hentikan pembuatan data induk baru di sistem lama setelah tanggal itu. Tarik datanya ke spreadsheet yang benar-benar bisa dibaca, satu lembar per entitas.
Bersihkan duplikat sebelum memetakan
Urutkan berdasarkan nama, NPWP, dan nomor telepon. Gabungkan yang jelas-jelas pihak yang sama dan catat pemetaan dari kode lama ke kode baru. Lakukan ini sebelum menyentuh sistem tujuan, karena jauh lebih mudah di spreadsheet daripada setelah diimpor.
Tentukan mana yang sudah tidak aktif
Apa pun yang tidak punya transaksi dalam dua tahun terakhir layak diarsipkan, bukan dimigrasikan. Tidak harus dihapus. Cukup disimpan di tempat yang bukan berkas induk yang hidup.
Susun ulang struktur kodenya sekali saja
Kode barang dan kode akun adalah hal yang paling sulit diubah belakangan. Kalau strukturnya memang akan berubah, sekaranglah saatnya. Sepakati bersama orang yang mengetiknya setiap hari, bukan hanya bersama keuangan.
Impor sesuai urutan ketergantungan
Bagan akun, lalu aturan pajak, lalu gudang, lalu kelompok barang, lalu barang, lalu mitra, lalu saldo awal, lalu dokumen berjalan. Tiap lapisan memvalidasi lapisan sebelumnya.
Cocokkan dulu, baru rayakan
Saldo awal belum selesai dimigrasikan sampai angkanya sama persis dengan sistem lama sampai satuan terkecil. Neraca saldo, penilaian persediaan, umur piutang, dan umur utang sebaiknya dicetak dari kedua sistem dan dibandingkan baris demi baris. Langkah ini membosankan, dan langkah inilah yang mencegah setahun penuh keraguan.
Satu aturan yang layak dipegang
Setiap data yang menyeberang ke sistem baru harus ada orang yang bersedia menyebutkan alasannya. Kalau tidak ada yang bersedia, tempatnya di arsip.